NOTĂ DE INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Societatea care emite prezenta notă de informare este PRO-PACKING & LOGISTICS S.R.L., cu sediul social in București, Strada Cerceluș nr. 52, Bloc 10, Scara A, Ap. 16, Sector 3, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J40/10665/201, având CUI RO 33584321, reprezentată prin dl. Andrei Neacșu, în calitate de Administrator, denumita în cele ce urmează PPL sau Societatea.

1) Notă de informare generală – pentru clienți, salariați, reprezentanți, împuterniciți ai clienților, vizitatori, contractori

• clienții PPL – beneficiari ai serviciilor logistice si/sau de transport sau alte servicii prestate de  PPL;
• salariați, reprezentanți, împuterniciți (mandatari) ai clienților;
• beneficiari / destinatari ai mărfurilor, alții decât clienții din contractele de prestări servicii logistice și/sau de transport prestate de PPL;
• vizitatori ai facilităților de depozitare și operare PPL;
• alți contractori.

Având în vedere prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016, privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date și abrogarea Directivei 95/46/CE, PPL dorește să își asume angajamentul cu privire la respectarea legislației aplicabile domeniului datelor cu caracter personal astfel încât să ne bucurăm în continuare de încrederea dumneavoastră.

Această notă de informare este detalierea a cum, când și de ce vă prelucrăm datele cu caracter personal atunci când vizitați locațiile noastre (facilitățile de operare și depozitare sau birourile noastre) sau aveți interacțiuni cu noi, condițiile în care le putem dezvălui altora și cum le păstrăm în condiții de siguranță.

Dacă aveți orice întrebare privind modalitatea în care vă prelucram datele dumneavoastră cu caracter personal:

• vă puteți adresa Responsabilului cu Protecția Datelor PPL la adresa de e-mail gdpr@pro-packing.ro
• ne puteți contacta prin poștă la sediul nostru social din București, Strada Cerceluș nr. 52, Bloc 10, Scara A, Ap. 16, Sector 3.

Ca regulă, PPL obține date cu caracter personal (adică orice informație privind o persoană fizică identificată sau identificabilă) direct de la dumneavoastră.

Dacă sunteți client PPL, vom obține datele dumneavoastră de contact (cum ar fi numele, prenumele, adresa de domiciliu, adresa de e-mail, numărul de telefon), date rezultând din tranzacțiile efectuate (cum ar fi detalii privind serviciile achiziționate și modalitățile de plată utilizate) sau, potențial, înregistrarea vocii (atunci când ne contactați telefonic pentru diferite solicitări).

Dacă sunteți client PPL, este posibil ca, din când în când, să vă solicităm să împărtășiți cu noi sugestii sau opinii pentru a îmbunătăți serviciile noastre și maniera de interacționare cu dumneavoastră.

În viitor, vor putea exista situații în care PPL obține datele dumneavoastră cu caracter personal în mod automat.

PPL va interacționa cu dumneavoastră (a) în mediul online, (b) fizic, (c) ca urmare a accesării de către dumneavoastră a diferitelor oferte personalizate pe care PPL vi le va putea transmite.

Pot exista situații în care PPL obține datele dumneavoastră cu caracter personal din alte surse.
Astfel, datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi obținute de PPL din surse legitime (ca urmare a vizitării de către dumneavoastră de website-uri partenere PPL), sau ca urmare a dezvăluirii acestora de către alte persoane (de exemplu, de către clientul PPL, atunci când sunteți beneficiarul final al mărfurilor date spre operare de către clientul PPL). În acest ultim caz sau cazuri comparabile, PPL consideră că partea contractantă (clientul PPL) este autorizat pentru dezvăluirea datelor dvs. cu caracter personal.

Astfel, în funcție de relația existentă între dumneavoastră și PPL, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi prelucrate dacă avem consimțământului dumneavoastră, dacă sunt necesare pentru încheierea si desfășurarea relațiilor contractuale, dacă sunt necesare ca PPL să îndeplinească obligații legale sau dacă există interese legitime ale PPL care nu prevalează drepturilor și libertăților dumneavoastră fundamentale.

Mai exact, PPL poate prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal dacă avem consimțământul dumneavoastră pentru:

• trimiterea materialelor publicitare prin diferite metode de comunicare (de exemplu: e-mail);
• verificarea satisfacției clienților în ceea ce privește activitatea PPL;
• personalizarea și transmiterea de oferte promoționale.

Dacă prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal se realizează în baza consimțământului, veți avea posibilitatea de a vă oferi consimțământul, de a refuza acordarea consimțământului sau de a vă exprima la un moment ulterior consimțământul. În acest sens, înțelegeți că PPL vă va putea contacta până la momentul la care vă veți exercita opțiunea cu privire la consimțământ.

PPL consideră că toți clienții săi care au semnat contracte de servicii cu PPL, prin semnarea contractelor respective și-au dat acordul expres pentru prelucrarea datelor cu caracter personal.

De asemenea, PPL va prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal pentru:

• executarea contractului încheiat cu PPL;
• pentru conformarea cu normele, reglementările legale, codurile de conduită sau ghidurile aplicabile PPL sau în vederea aplicării legii și cooperării cu autoritățile competente (inclusiv, dar fără a ne limita la autoritățile fiscale si judiciare);
• prevenirea, detectarea și investigarea infracțiunilor, inclusiv frauda si spălarea de bani sau finanțarea actelor de terorism, precum și analizarea și gestionarea riscurilor comerciale;
• în legătura cu orice pretenție, acțiune sau procedură (inclusiv, dar fără a ne limita la redactarea și revizuirea documentelor, întocmirea documentației necesare încheierii unei tranzacții, obținerea de consultanță juridică și facilitarea soluționării litigiilor) și/sau pentru protejarea sau exercitarea drepturilor și obligațiilor noastre contractuale si legale;
• cooperarea cu autoritățile publice;
• gestionarea și pregătirea rapoartelor interne.

Pentru a facilita desfășurarea activităților în legătură cu scopurile prelucrării detaliate anterior, putem comunica aceste date către terți, incluzând partenerii PPL, cum ar fi:

• furnizori de servicii operaționale, precum servicii de curierat, telecomunicații, IT, plăți, prelucrare, formare, stocare, arhivare, servicii de investigații aferente asistenței pentru clienți;
• orice partener de afaceri, investitor, cesionar (actual sau potențial) pentru a facilita tranzacțiile cu active comerciale (care pot include o fuziune, achiziție, datorie sau vânzare de bunuri);
• consilieri profesioniști, precum auditori sau avocați;
• autorități de reglementare, organe profesionale și/sau autorități publice pentru conformitate cu reglementările aplicabile.

Cu excepția cazului în care legea prevede altfel, PPL garantează respectarea drepturilor dumneavoastră:

• dreptul de acces, respectiv dreptul de a obține o confirmare din partea PPL că prelucrăm datele dvs. cu caracter personal, precum și accesul la acestea și furnizarea de informații despre modul de prelucrare;
• dreptul la rectificare care se referă la corectarea, fără întârzieri nejustificate, a datelor cu caracter personal inexacte și/sau la completarea datelor incomplete;
• dreptul la ștergere / dreptul de a fi uitat, adică dreptul de a vă șterge fără întârzieri nejustificate datele cu caracter personal colectate, în cazul în care aceste date nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate și nu există alt temei juridic pentru prelucrare, datele au fost colectate ilegal sau datele trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale;
• dreptul la restricționarea prelucrării care se aplică în cazul în care (i) dumneavoastră contestați exactitatea datelor cu caracter personal, (ii) prelucrarea este ilegală și vă opuneți ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea prelucrării, (iii) PPL nu mai are nevoie de datele dumneavoastră cu caracter personal, dar dumneavoastră le solicitați pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță, (iv) v-ați opus prelucrării pentru intervalul de timp în care se verifică dacă interesele noastre legitime în prelucrarea datelor cu caracter personal prevalează asupra drepturilor dumneavoastră;
• dreptul de a vă opune prelucrării, cu excepția cazului în care demonstrăm că avem motive legitime pentru a prelucra datelor dumneavoastră, motive care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dumneavoastră sau pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță;
• dreptul de portabilitate, respectiv dreptul dumneavoastră de a primi datele cu caracter personal pe care ni le-ați furnizat în scopurile indicate în prezenta, într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, precum și dreptul de a trimite aceste date unui alt operator;
• dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Protecției Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP);
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv profilarea, care produce efecte juridice asupra dumneavoastră sau vă afectează în mod similar, cu excepția cazului în care o astfel de prelucrare este permisă de lege.

Cu excepția dreptului de a formula o plângere la ANSPDCP, conform celor de mai sus, aceste drepturi pot fi exercitate prin trimiterea unei solicitări scrise:

• vă puteți adresa Responsabilului cu Protecția Datelor PPL la adresa de e-mail gdpr@pro-packing.ro
• ne puteți contacta prin poștă la sediul nostru social din București, Strada Cerceluș nr. 52, Bloc 10, Scara A, Ap. 16, Sector 3.

PPL va păstra datele dumneavoastră cu caracter personal pentru perioada de timp necesară conformării cu obligațiile legale specifice domeniului nostru de activitate sau conform termenelor de prescripție aplicabile sau pentru respectarea obligațiilor de arhivare impuse de legislația aplicabilă (de exemplu, celei specifice domeniului financiar-contabil).

PPL va depune toate eforturile rezonabile pentru a vă proteja datele cu caracter personal aflate în posesia sau sub controlul nostru prin stabilirea unor măsuri rezonabile de securitate în vederea prevenirii accesării, colectării, utilizării, divulgării, copierii, modificării sau aruncării neautorizate, precum și a altor riscuri similare.

2) Notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal prin mijloace de supraveghere video

Urmare a prezenței dumneavoastră în cadrul uneia dintre locațiile PPL și având în vedere faptul că incintele noastre sunt sau pot fi permanent supravegheate, atât prin personal de securitate, cât și prin sisteme video de monitorizare, datele dumneavoastră cu caracter personal (de exemplu, imaginea și datele de identificare, precum numărul de înmatriculare auto) sunt prelucrate în vederea asigurării securității și integrității locațiilor în care ne desfășurăm activitatea. De asemenea, datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate în vederea respectării unor cerințe legale privind securitatea și liniștea publică.

Prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în aceste scopuri are loc:

• în vederea satisfacerii unor interese legitime, precum asigurarea securității locațiilor în care ne desfășurăm activitatea și protejarea activelor noastre, ale clienților și furnizorilor noștri;
• în vederea asigurării respectării oricărei reguli, legi și reglementări aplicabile activității noastre, inclusiv colaborarea cu autoritățile publice.

Pentru a facilita desfășurarea activităților în legătură cu scopurile prelucrării detaliate anterior, comunicăm aceste date către partenerii noștri contractuali (de exemplu, furnizorii de servicii de securitate), auditorii sau consultanții noștri, către autorități și instituții publice (de exemplu cele competente în materia asigurării ordinii și liniștii publice și cele fiscale).

Nu vom transfera datele dumneavoastră cu caracter personal în afara Spațiului Economic European.

Cu excepția cazului în care legea prevede altfel, aveți următoarele drepturi:

• dreptul de acces, respectiv dreptul de a obține o confirmare din partea noastră că prelucrăm datele dvs. cu caracter personal, precum și accesul la acestea și furnizarea de informații despre modul de prelucrare;
• dreptul la rectificare care se referă la corectarea fără întârzieri nejustificate, datelor cu caracter personal inexacte și/sau la completarea datelor incomplete;
• dreptul la ștergere/dreptul de a fi uitat, adică dreptul de vă șterge fără întârzieri nejustificate datele cu caracter personal colectate, în cazul în care aceste date nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate și nu există alt temei juridic pentru prelucrare, datele au fost colectate ilegal sau datele trebuie șterse pentru respectarea unei
  obligații legale;
• dreptul la restricționarea prelucrării, care se aplică în cazul în care (i) dvs. contestați exactitatea datelor cu caracter personal, (ii) prelucrarea este ilegală și vă opuneți ștergerii datelor cu caracter personal solicitând în schimb restricționarea prelucrării, (iii) noi nu mai avem nevoie de datele dvs. cu caracter personal, dar dvs. le solicitați pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță, (iv) v-ați opus prelucrării pentru intervalul de timp în care se verifică dacă interesele noastre legitime în prelucrarea datelor cu caracter personal prevalează asupra drepturilor dvs.;
• dreptul de a vă opune prelucrării, cu excepția cazului în care demonstrăm că avem motive legitime pentru a prelucra datelor dvs., motive care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dvs. sau pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță;
• dreptul de portabilitate, respectiv dreptul dumneavoastră de a primi datele cu caracter personal, pe care ni le-ați furnizat în scopurile indicate în prezenta, într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, precum și dreptul de a trimite aceste date unui alt operator;
• dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Protecției Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP);
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată, inclusiv profilarea, care produce efecte juridice asupra dvs. sau vă afectează în mod similar, cu excepția cazului în care o astfel de prelucrare este necesară pentru executarea contractului sau este permisă de lege.

Cu excepția dreptului de a formula o plângere la ANSPDCP, conform celor de mai sus, aceste drepturi pot fi exercitate prin trimiterea unei solicitări scrise:

• vă puteți adresa Responsabilului cu Protecția Datelor PPL la adresa de e-mail gdpr@pro-packing.ro
• ne puteți contacta prin poștă la sediul nostru social din București, Strada Cerceluș nr. 52, Bloc 10, Scara A, Ap. 16, Sector 3.

Datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi prelucrate de către noi pentru o perioadă stabilită cu respectarea termenelor de prescripție și arhivare conform normelor procedurale impuse de legislația civilă și/sau penală.

PPL va depune toate eforturile rezonabile pentru a vă proteja datele cu caracter personal aflate în posesia sau sub controlul nostru prin stabilirea unor măsuri rezonabile de securitate în vederea prevenirii, accesării, colectării, utilizării, divulgării, copierii, modificării sau ștergerii neautorizate, precum și a altor riscuri similare.